企业版高效远程办公-外贸行业解决方案

行业背景

疫情之下,全国各个行业都受到了不同程度的影响。国家商务部日前印发声明,帮助外贸企业应对疫情克服困难减少损失。印象笔记企业版也推出了响应的解决方案,和中国外贸企业一起“战疫”。

从表面上看,外贸企业是出口有形产品的企业,实际上,企业通过提供服务,建立起将国内外产品与客户联系起来的沟通渠道:

1:按照国外客户的要求,从浩如烟海的产品和供应商中找到客户满意的对象

2:有了合适的产品,积极推销至国际目标市场

3:根据国内用户要求,寻找国际上合适的供应商

4:作为国外厂商如产品代理,在国内推广产品

作为同时具有国内外业务的公司,外贸公司在工作中常常面临一些挑战:

从客户资料、订单资料、市场调研到展会活动,外贸公司日常业务中往往涉及到大量的信息处理工作。

传统的工作模式下,信息分散在电脑、U盘、邮件、微信、网页等等多个平台上,手机整理起来非常不方便,团队成员也无法及时共享和查找所需的信息和文件,导致大量重复工作,严重影响了工作效率。

1:与客户主要通过邮件沟通,来往邮件分散且管理凌乱,要找的时候找不到,历史记录难以追溯;

2:业务人员流动频繁,客户资源流失,换人接手难;

3:客户、订单、调研资料凌乱繁杂,业务人员需要花大量的时间进行整理,效率低,成单难;

4:经常参加各种展会和交易会,手机到的信息缺乏有效的整理和跟进,白白浪费许多商机;

5:业务人员见客户时全球跑,出差在外时候很难查阅数据,移动办公非常不方便。

下面我们就来介绍一下印象笔记企业版如何帮助贸易企业进行线上知识管理与协助日常办公:

一:企业资料标准化管理

企业版可以通过“笔记本组——笔记本——笔记”三级目录来组织管理信息,笔记本组、笔记本和笔记,对所有生产资料进行机构化的管理和存储,构建内部的知识管理架构。除此之外,还提供“企业标签”和”内部链接”功能,为不同的笔记之间建立横向联系。

1:根据公司情况建立企业知识架构

企业版的三级目录结合外贸团队业务实际应用场景,可以参照下图进行架构搭建。在部署企业知识架构时,创建统一的命名规则非常重要,既有利于高效整理笔记本和笔记,也方便快速查找所需资料。

进阶技巧:

1)用电子邮件共享笔记内容

客户询盘时,业务员可以直接将印象笔记通过电子邮件发送给客户。客户不需要下载印象笔记应用也可查看,笔记的内容即为邮件正文内容,笔记字体、颜色等格式都将完整保留。

2)命名规则

为笔记本组、企业笔记本笔记以及标签创建一套命名规则,内容将更加整洁有序,查找起来也更为快捷。

如:

笔记本组标题可以由“数字编号+部门”组成

笔记本标题可以由“数字编号+项目”组成

笔记标题可以由“数据编辑+具体任务”组成

2:知识流程化,标准化

每个公司内部都有自己的既定工作流程,但这些流程通常是口耳相传,并没有一个地方进行落地。在印象笔记内,我们可以将流程编辑成笔记并保存成为一个模板,把流程固化,每个成员在具体操作的时候都有固定的流程模板作为参考,提高效率减少失误,方便统计。

进阶技巧:

1)官方提供的模板库内会定期进行更新,成员可以直接调用

二:客户资料管理

客户是外贸企业的核心资源,然而客户的相关信息,如往来的邮件、介绍资料、联系方式、跟进情况等,格式复杂、存储分散,整理起来相当困难。

通过印象笔记企业版,不但能将这些汇总在一处,还能通过手机、电脑随时随地搜索资料、追踪进度。

进阶技巧:

1)保存电子邮件到印象笔记

很多贸易公司基本上都是通过邮件和客户沟通重要信息,但一般的邮件工具归档和搜索功能做的很简单,在印象笔记可以将邮件直接转发到印象笔记的私有邮箱(账户信息中以@m.yinxiang.com结尾的邮箱地址),同步印象笔记账户后,这封邮件会自动出现在你的默认笔记本中。

如果第一次使用这个功能,建议把这个邮箱地址保存在邮件通讯录,方便日后随时调用,发送邮件到印象笔记时候,还可以直接指定邮件保存的笔记本,并添加标签。只需要在标题后加上@已有笔记本名称,#已有标签名称即可。

三:业务订单管理

  每个业务员负责不同地区,每个地区有相当多的订单,很多公司还是用表格记录这些大量的订单,然后发送给每个同事这里面的历史记录难以追寻,每个业务员做了哪些更改几乎不知道,想要用到的时候,查找起来也相当困难,

在印象笔记为每笔订单创建一条笔记,只需要打开相关的笔记本,就可以看到所有订单的交易记录。如果负责此订单的人员离职,管理员可以一键将所有资料直接转给继任同事,非常方便。

进阶技巧:

1)如果订单很多,可以通过创建目录,有序整理笔记。

在印象笔记电脑客户端,打开笔记本,按住Ctrl键(MAC:command键)选择多条笔记或者Ctrl+A全选笔记,然后选择右边的“创建目录”,所有的笔记会自动生成一条目录笔记。

四:做好疫情期间健康防护

人才是企业最重要的资产,在特殊时期我们应该时刻关注公司内每位成员的健康状况。为此,印象笔记特意在模板库里面为大家内置了「团队成员每日健康信息打卡」,管理员可以先建立一个笔记本,将笔记本共享给所有公司内所有同事,然后让每位同事在此笔记本内新建笔记,笔记名字可以为“姓名+部门+更新日期”,进行每日更新。这样管理员只需要每日打开笔记本即可看到员工当天的健康状况。

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