活用 10 条笔记法,完成你的「职场工作效率」革命

本文作者「异尘行者」是宝岛著名的「电脑玩物」的站长,也是印象笔记(Evernote)的超资深用户,并著有关于印象笔记用法的书籍,深受欢迎。他的每篇文章都言之有物,无论是用法还是思考,值得阅读并收藏。
有听过电脑玩物现场分享印象笔记(Evernote)讲座的朋友,应该会发现对于还不熟悉这个云端笔记服务的初学者,我喜欢从旅行、生活整理经验的分享开始,例如「如何用印象笔记(Evernote)规划一次完美旅行?我的20个笔记攻略」、「不再找不到东西的整理术:我用印象笔记(Evernote)收纳这些生活杂物」,这些有趣的应用,比较不枯燥,也能引起大家的学习兴趣。
但是对我来说,印象笔记所带来的最大改变,则是在职场的工作效率上
今天这篇全新的活用印象笔记的文章,我想分享的是在职场上,哪些印象笔记术对我造成工作效率的最大「革命」

一、收集一切

我的第一条印象笔记工作法则,就是把印象笔记当作工作上的第二大脑,让它成为我的完全记忆中心。在印象笔记里除了文字笔记外,也可以收集照片、录音,或是插入各种格式的档案,基本上工作过程的所有资料都可以收集到印象笔记里面。 这有两层意义,第一层意义是我们在「工作行动中」一定会产生许多琐碎的「额外资讯」,就好像倒水时总会不小心喷出几滴,例如工作往来邮件里客户忽然交代了一件另外的任务,在处理编辑主要工作时忽然想到了另外一个工作的想法,这些「溢出来」的讯息怎么办?不理他就会忘记,一旦处理又打扰了目前工作进度。 这时候我立刻全部先收集到印象笔记 ,以免忘记,又能迅速回到当前工作进度中。第二层意义是当资讯统一收集到印象笔记后就能成为一个有效的整理平台「让我集中处理所有工作」,重要的项目、主要的任务,以及收集起来的那些琐事,集中在印象笔记里,方便我随时调整重要性次序,安排工作时间。 透过印象笔记的收集与统整,成为一个有效的工作排程中心,我可以更轻易地集中在最重要的当前任务上。
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二、用写下帮助思考

印象笔记是一个可以在各种装置上使用的工具,做笔记本身的功能又很方便,所以我可以在开会时利用平板快速记录,在咖啡厅用笔电快速书写,在办公室用电脑重新整理,这样的便利性让我养成「随时随地都在做笔记」的习惯。 而这个习惯最大的好处就是:「用书写来帮助我的思考」。即使在通勤公车上,当我思考到某些工作关键问题时,我就会开始拿出印象笔记做笔记,而这些灵感想法就能在回到办公室时打开电脑版的印象笔记进行整理与延伸。 更进一步的,「写下」这个动作,才是最好的思考方式,不只是因为写下所以不会忘记,而是当「把想法转换成文字、清单」后,才能开始赋予天马行空的灵感真正的逻辑性,也会开始了解他们的可行性,写下是对想法实践最好的「检验」。 而且,善用有效果的做笔记方法,例如试着跟自己辩论,试着把想要做什么变成如何做什么,可以让书写变成一种激发灵感与想法的技巧,你会发现愈写,就能想到愈多。 有时候朋友说我在工作上可以想得很深入,或是怎么点子源源不绝,其实依靠的就是单纯的书写做笔记来帮助思考而已。
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三、纸本行动、数字备份、再次数字行动

经过多年的实践,我觉得「无纸化工作」不是说工作流程都不再使用纸张,因为明明很多时候确实纸张的传递更加明确与快速。对我来说,现在无纸化的意义是「纸本行动、数字备份、再次数字行动」。 有时候即时的工作文书,我们会用纸张来完成,但接下来工作结束后这些纸张怎么整理?整理到资料夹很占空间(更多时候是懒得整理而开始凌乱),于是我就用数字备份的方式,拍照扫描保存到印象笔记 。 但是更重要的问题是:下一次想要使用时怎么办?可能要找参考资料,可能未来工作有用,而整理到实体资料夹的纸张只要年代久远其实找起来都很不容易,反而是数字备份后,更容易搜寻,更利于「第二次、第三次行动」。 就好像印象笔记内建的「名片扫描」功能,在活动当下我们用纸张交换名片,事后我用印象笔记将所有名片数字化整理,实体名片就直接丢弃,未来有任何需要使用的机会,我可以通过电子搜寻在印象笔记中快速找出名片本身,以及我和这位朋友认识的相关资料。
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四、建立工作上的私人维基百科

当我工作上的一个项目里有100条笔记,当我的整个印象笔记中有上千条工作记录,当我不断的把各种想法灵感、参考资料丢进这个云端笔记后,这庞大的资料就可以开始成为我私人的维基百科。 拥有私人维基百科,就好像拥有一个你自己专属的智囊团,这里面的知识是「和我紧密相关的」,而且不只有从外界搜集进来的资讯,也有我自己在工作期间产生的所有专业经验,后者是Google绝对搜寻不到的东西,只有通过「我自己长期累积」才能获得。 而这样一个私人的智囊团,常常可以成为自己工作上决一胜负最好的宝库,让我们总是能比别人更快处理更多关键资讯。 更进一步的,我会善用「笔记内部链接」这个关键的印象笔记操作技巧,真的建立起不同笔记之间像是维基百科的连结,让笔记真正成为工作上有用的知识库。
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五、在同一个地方找到我需要的所有资料

经由第一条笔记术建立的习惯,无论来自什么地方的工作资料,我都统一在印象笔记中完成整理,于是带来的另外一个好处是,未来我需要找之前的某一份工作资料时,我不用去想应该在哪里找,到底在邮件里呢?还是在办公桌的纸本资料夹里? 对我来说,找古往今来所有工作任务的唯一地方就是印象笔记 ,这让我「总是能」找到东西,不会忘记把东西放在哪里,也可以更快速的找到。 尤其善用「印象笔记高级搜索语法」,更可以帮助我快速的找到需要的重要资料。
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六、串联我不同时期的灵感想法

有时候前一个工作产生的经验,可能对下一个工作有帮助。有时候几年前某个工作时冒出来的想法,或许会对今天我正在进行的工作有所启发。 但是重点是,我要怎么把这些原本散落在不同工作的经验、想法串联起来,成为一次一次有用的灵感喷发? 在印象笔记中有所谓的「推荐内容」功能,可以根据目前这则笔记的关键字,找出其他相关的笔记,这个功能在我的工作上很有帮助,有时候我正在编写一个新计划,就会看到推荐内容中推荐我原来几年前的笔记我曾经想过类似的内容。
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或者更多时候当我灵感枯竭时,我会习惯把正在思考的问题关键字丢进印象笔记中找找看,常常会有意外的收获,例如之前我在搜寻大数据的概念时,找到多年前我看过的一部电影,通过当时写下的心得,就让我轻松获得一个点子,能把那部电影连结到我今天工作上要写的某一篇稿子中。 这也让我更有信心像是第一条规则一样,把所有工作的临时想法,都先丢进印象笔记,也不一定要有什么分类,但之后都可以通过搜寻功能,串连起不同时刻、不同工作里的相关内容,这也让每次工作进展更快,创造更多品质。
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七、优化我的项目经验,建立我的项目流程

印象笔记在工作上不只是资料的累积,也不只是点子的收集,更是我好几年工作「实际经验」的累积。 我常常在完成工作时,把我对这次工作的「反省心得」写进该工作的任务笔记里,这是我觉得非常有效果的一个笔记方法,当我下次要进行类似工作时,我只要搜寻就能找回过去几年来类似工作的经验,并且从我之前的心得,去优化这一次工作的最佳方式。
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我的印象笔记里储存了很多种「笔记模版」,不过我的模版不是用来套一些漂亮的版型,我喜欢的模版主要是建立给「工作上会重复的固定流程」使用的。 例如执行一本新书项目的流程模版,执行一次有效会议的模版,准备一场讲座的行动模版。 这些模版是在一次一次实际执行过程中慢慢优化产生的,会不断修改,如果这次执行项目发现哪个环节需要加入,就修改项目模版。如果这次开会时,发现讨论时如果先进行什么议程会让会议更顺畅,就调整模版顺序。于是我每次要进行类似工作时,只要调出模版来套用,我就可以保证自己目前是使用「过去经验累积优化下的最佳流程」来执行,也就能让工作效率不断提高了
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八、有效排程并提醒我的任务进度

2013年开始, 印象笔记加入了「时间提醒」功能,从此印象笔记这个私人维基百科、工作资料库,更能有效的成为我准时准确执行工作的行动平台。给某条笔记加上时间提醒,就能出现在置顶的待办清单中,于是我可以在大量的笔记中优先看到正在执行、准备执行的任务。 不过我自己在利用时间提醒功能时有一个特殊的使用方式,那就是我不把时间提醒当作闹钟,也就是当笔记在某个时间弹出时,对我的意义不是当下必须做这则笔记(因为我知道这种时间提醒常常做不到,意义不大,反而干扰)。那么我把时间提醒当作什么呢?在工作上我当作「从现在开始这则笔记变成正在行动中」,例如明天我要举办讲座,我会设定笔记在今天早上提醒,也就是从今天早上开始,我要更全力准备讲座内容的意思。 当作一种「进度的提醒」,这样出现在待办清单的笔记,表示目前工作中应该常常关注的内容,也可以跟几千条笔记有所区隔。
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九、帮助我专注当下最重要的任务

当我说我把印象笔记当作自己最重要的工作平台时,意思是每次我开始工作,第一件事情就是打开印象笔记,从印象笔记里找出要做的工作,并且在印象笔记里直接工作(整理资料、撰写大纲草稿、修改计划、头脑风暴等等)。 即使我的笔记快要5000条,我却还是可以每次打开印象笔记后,真正专注在自己最重要的眼前工作上,这要怎么做到呢?活用印象笔记的「标签」与「快捷方式」功能,就能达到这样有效的专注。 有些东西是搜寻关键字找不到的,例如「什么笔记现在对我很重要?」这时候我就会帮这些笔记加上重要的标签,于是每次我能知道自己当下应该先聚焦在哪些笔记。 而特别重要的笔记,我会进一步添加到「快捷方式」,这些笔记就会出现在印象笔记的快捷方式清单里,方便我随时打开,例如等一下开会要用的会议笔记。
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十、团队沟通的共用协作平台

在这几年的工作里,当要与其他伙伴合作某一个项目,例如一次大型的活动时,我们就会利用印象笔记进行共用协作,彼此可以交换笔记资料,可以一起建立流程待办清单,能够提醒对方准时执行任务,本文前面提到的所有功能,都能在这个共用协作平台完成。 尤其现在印象笔记加入了「工作群聊」,我甚至可以在团队成员需要哪一条工作资料时,利用印象笔记工作群聊发消息给他,把资料跟他交换,甚至请他协助修改我的笔记内容。 通过印象笔记打造的「协作平台」,让我能够打造即时的会议室,在这里我们交换资料,甚至一起编修资料,真正达到协同且「合作」的目的。
经由上面十种笔记方法,在这几年里, 印象笔记确实改造了我的工作流程,提升了我的工作效率,他们都不是什么专业难懂的技巧,更重要的是尝试把印象笔记加入我们的工作系统,改良许多原本缺乏生产力的毛病,就能让一个好笔记方法,成为职场竞争力决胜的关键。
本文来自:电脑玩物 http://www.playpcesor.com  作者:esor huang(异尘行者)
原文:http://www.playpcesor.com/2015/01/evernote-10.html


附录:职场进阶模板可直接保存到印象笔记

工作效率提升系列:

会议效率提升系列:

职场晋升管理效率提升系列:

总结报告系列:

笔记模版系列:

立即行动清单:

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