这样做,你的团队将富有起来!

你公司/团队已经有很多人在使用印象笔记了?印象笔记将个人的知识汇聚在一起,已然成为了每个人的知识宝库。
现在立即升级到企业版吧!通过企业版把每个人的智慧整合一起,形成一个强大的团队知识库。

一、企业版有哪些特色?

印象笔记免费、标准、高级帐户旨在帮助个人用户,企业版则旨在帮助团队。企业版具备印象笔记所有高级功能,同时还增加了便于团队协作和企业数据管控的强大功能。

特色 1:私人内容与企业内容分开存储,互不干扰

企业版增设了企业笔记本,用来存放企业内容(项目计划、会议议程等);私人内容(旅行计划等)则会存放在私人笔记本中;二者互不干扰。
从个人帐户升级到企业版后,私人的笔记本结构及笔记内容不会受到任何影响。
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特色 2:强大企业数据管控机制,防止数据遗漏或遭恶意删除

团队成员离职时,工作交接很容易造成数据遗漏。使用企业版,则可以有效避免该情况的发生。员工离职后,管理员可快速撤消其对企业帐户的访问权限,但其所创建的企业笔记都将完整保留。
企业版也能够防止企业数据遭受恶意删除,普通用户无法彻底删除企业笔记,只能将笔记删除到企业废纸篓中,只有企业管理员可以清空废纸篓。
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特色 3:管理控制台,全面追踪访问者

升级到企业版之后即会拥有“管理控制台”,用于管理用户、企业笔记及订单等数据的后台,只有企业管理员才可以访问。
管理控制台的”笔记访问记录”功能会记录团队成员每次访问企业帐户的信息,包括姓名、时间、IP地址,方便管理员全面追踪企业数据访问情况。
business history

特色 4:便捷知识共享机制,优化资源配置,避免重复工作

团队知识通过共享才能实现资源的优化配置,从而有效避免重复工作,提升工作效率。
企业版让团队知识共享变得更加简单、快捷。企业笔记本可以一键和整个团队共享,邀请所有同事加入。例如,行政部门可以快速将员工手册共享给大家。而私人笔记本则无法这样操作。

特色 5:企业主页,汇总企业信息于一处

升级到企业版之后,还会拥有企业主页版块(桌面客户端),主要包括企业动态摘要(即将上线)、联系人和企业笔记本三部分。
企业动态摘要(即将上线)将团队成员近期动态汇总于一处,包括新建、修改笔记等,清晰追踪企业笔记的修改记录。
联系人列表可以查看所有加入企业帐户的团队成员信息,包括姓名、职位、共享笔记本等。
企业笔记本列表则用于展示所有在全公司范围内共享的企业笔记本,可以直接加入感兴趣的笔记本。
home

二、注册企业帐户/升级私人帐户

如果你已是印象笔记免费、标准或高级帐户,可以直接将现有帐户升级为企业帐户,无需创建新的用户名和密码。

升级成功后,印象笔记客户端将出现企业功能选项,包括企业笔记本、企业笔记、企业主页等。原有私人笔记和笔记本结构不会受到任何影响。
account summary
此外,在帐户设置中还可以添加你的企业邮箱地址。这样,当你共享企业内容时,例如通过电子邮件发送企业笔记,发件人将会显示你的企业邮箱地址;当共享私人笔记时,则显示你的私人邮箱地址。
邀请团队成员加入企业帐户的时候,尽量让团队成员使用现有印象笔记帐户加入,他们的私人笔记仍归私人所有,不会受到任何影响。

三、管理企业帐户

升级到企业帐户之后,设置企业管理员是必不可少的操作。企业管理员通过管理控制台来管理所有的企业数据,包括:

  • 添加新用户、撤销用户访问权限
  • 修改企业笔记本、企业笔记的共享权限
  • 通过姓名、时间、IP 地址追踪访问者
  • 彻底清空企业废纸篓
  • 删除、重命名企业标签
  • 企业帐户续费、查看付款记录

Admin console
建议为公司的企业帐户至少设立 2 名管理员,以确保公司人员变动时,企业帐户仍会得到维护。企业管理员可以是公司的技术人员、经理或其他管理者。
设立企业管理员的具体操作步骤:

  • 登录 “管理控制台”
  • 点击 “管理用户”
  • 在 “全部用户” 列表中选择用户
  • 在 “身份” 选项下,选择 “设为管理员”

注:你也可以通过同样的操作,将企业管理员的身份撤销,变更为普通用户。
admin

四、在公司/团队部署企业版

第一步,设置架构

在整个公司/团队部署企业版的时候,你需要考虑一下企业笔记本的架构设置。
架构设置应该既符合业务逻辑,又简洁易懂,让所有团队成员都能够快速上手。

第二步,添加内容

架构部署完成后,就可以往企业帐户中添加内容了。你可以新建企业笔记本,也可以将现在私人笔记本转换为企业笔记本。
注:如果私人笔记本正在与其他人共享,转换为企业笔记本之后,需要重新发起共享。
convert biz book
如果是转换单条私人笔记为企业笔记,直接复制/移动私人笔记到企业笔记本即可。
convert note

第三步,邀请团队成员加入

企业版架构和基本内容设置完成后,就可以邀请团队成员加入了。
企业管理员在管理控制台 “添加用户” 版块,通过邮件邀请团队成员加入企业帐户,并安装印象笔记客户端。
如果成员已有印象笔记帐户,建议使用其印象笔记注册邮箱进行邀请。升级到企业版之后,成员的私人笔记仍归私人所有,不会受到任何影响。
add user

第四步,开启共享协作

团队成员成功加入企业帐户后,就可以把企业笔记本和企业笔记和他们共享了。
默认情况下,企业笔记本在没有共享时,只有自己和企业管理员可以查看。共享之后,团队成员才可以编辑或查看企业笔记。
企业版提供了 2 种共享方式,3 种共享权限,让你灵活选择共享范围。

场景 1:和一名或多名成员共享单条笔记

share note
共享方式:工作群聊共享权限:允许查看,不允许修改操作步骤:

  • 打开笔记;
  • 点击 “共享” 或工作群聊按钮(带有箭头的会话气泡);
    • 桌面客户端:点击笔记右上角的 “共享” 按钮;
    • iOS 移动客户端:轻按笔记顶部的工作群聊按钮;
    • 安卓版:轻按笔记顶部的 “共享” 按钮;
    • 网页版:点击笔记顶部的 “共享” 按钮;
  • 在收件人地址栏中输入一个或多个联系人的邮箱地址;
  • 将笔记权限设置为 “可以编辑和邀请”,“可以编辑”,或 “可以查看”;
  • 点击 “发送”。

注:如果对方首次通过工作群聊接受共享消息,需要到邮箱中点击链接,登录印象笔记网页版授权后并同步方可接受群聊消息

场景 2:和整个团队/公司共享企业笔记本

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共享方式:发布笔记本共享权限:允许查看,不允许修改操作步骤:

  • 在桌面客户端,打开笔记本列表,选择要发布的笔记本(只有企业笔记本才可以发布到 “企业主页”);
  • 右键单击笔记本,选择 “发布笔记本” (Windows 版选择 “共享设置”) ,即可将发布给全公司同事。

在 “企业主页” 即可查看每位团队成员发布的企业笔记本,点击 “+加入”,这个笔记本就是出现在你的企业笔记本列表中,内容会实时更新。
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五、更多使用,更高效率

印象笔记企业版是为团队而打造的,因此加入企业版的人数越多,存储和共享的信息越多,企业版的功能就能发挥地越大,例如搜索。
如何你是免费、标准或高级帐户,搜索范围仅限于私人笔记。升级到企业版之后,搜索范围还包括同事共享的企业笔记,能够有效实现资源的优化配置,避免重复劳动。
搜索结果还会为你推荐内部专家。通过与关键词匹配的笔记数量,为你推荐团队内部最了解相关主题的同事。
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印象笔记企业版作为一款企业知识管理型 SaaS 软件,追求扁平的办公理念,打造极简的操作体验,旨在帮助公司打造企业级信息银行,实现经验的高效沉淀、资源的便捷共享和知识的快速增值。
全球目前有超过 1.5 亿人正在使用印象笔记。有超过 20000 家公司信赖印象笔记企业版,让团队时刻保持高效。
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