学会这些邮件处理方法,你将不再 “盲” 碌

每天上班,第一件事是什么?打开收件箱,开始马不停蹄的 “盲” 碌?就这样,日复一日,宝贵时光都毁在邮箱里?
研究显示,我们每天 28% 的时间都被用在检查邮件上。这意味着,每周 13 个小时,每年 650 个小时的时间,都是在收件箱中度过的。
邮件处理效率的低下,将严重影响工作效率。从现在起,只需掌握以下超级邮箱策略,便可解决每天的邮箱之殇。

1. 四象限法则

对于邮件,四象限法则同样适用。重要紧急邮件,立即执行并回复。既然这封邮件是重要的,也就意味着需要备份,方便日后查找。
因此可以在回复邮件的时候密送到自己的印象笔记私有邮箱 (帐户信息中以 @m.yinxiang.com 结尾的邮箱地址),同步印象笔记帐户后,这封邮件就会自动出现在你的默认笔记本中。
private email

小贴士:如何查找印象笔记私有邮箱地址?
  • Mac 客户端:点击“帮助”,选择“帐户设置”,打开“帐户一览”界面;
  • Windows 客户端:点击“帮助”,选择“我的帐户”,打开“帐户一览”界面;
  • iPhone:轻按“设置”,选择“通用设置”,点击查看“印象笔记私有邮箱地址”;
  • 安卓:在侧边栏轻按 “设置”,打开“帐户信息”,点击查看“印象笔记私有邮箱地址”;
  • 网页版:点击屏幕左下角的“帐户”,选择“设置”,打开“帐户一览”界面;

重要非紧急邮件和需要花时间处理的邮件,比如做市场、产品、销售报告,营销方案,设计方案,工作计划等,可以直接转入印象笔记私有邮箱,同步后,为这条笔记设置提醒(笔记上方的闹钟图标)。
reminder
如果第一次使用这个功能,强烈建议把这个邮箱地址保存到通讯录,方便日后随时用;发送邮件到印象笔记时,还可以直接指定邮件保存的笔记本,并添加标签。只需在标题后加上@已有笔记本名称,#已有标签名称即可。
forward

2. 两分钟原则

浏览邮件时,如果发现回复一封邮件只需要不到 2 分钟时间,那就立即处理并回复,如果时批复邮件,需要存档备案,也只需要在回复时密送给自己的印象笔记私有邮箱。

3. 归档整理

千万别把邮箱的收件箱当作你的信息归档库,因为其中包含了大量一次性邮件和垃圾邮件,查找费时费力,一旦没有网络,基本无计可施。
从今天起,养成习惯,看到日后可能用到的邮件,比如重要报告、数据表格、酒店机票预定等等,立即快速归档处理。
如果你习惯在 Chrome 浏览器上使用 Gmail 邮箱,或许已经被 Gmail 虐待了千百次,等待附件下载的过程实在煎熬,那么最新印象笔记•剪藏就是你的绝佳武器。
clip email

小贴士:如何使用剪藏保存邮件?
  • 打开一封邮件的整个会话,轻点一下浏览器的剪藏图标,无论来回往复多少次的对话、图片和各种附件,全都直接收入印象笔记帐户。
  • 保存过程中还可以指定笔记本和标签,保存整理一次完成。
  • 同步后,在印象笔记中查看、编辑、修改,通通又快又轻松。

4. 撰写策略

写一封好邮件,需要回答以下五个问题,才能达到有效沟通,这五个问题可以长期保存在印象笔记企业版中,随时提醒自己:

  • 你是谁?
  • 你想要做什么?
  • 为什么要问我?
  • 我为什么要按照你说的做?
  • 下一步,我该怎么办?

邮件内容言简意赅。在印象笔记企业版中起草邮件是很不错的选择,长期坚持对比,就会发现自己对于邮件信息的把握越来越准确。
把邮件限制在五句话之内。自己写的时候可以更专注,更有条理。邮件接收者也可以更快做出决定,采取下一步的行动。
赞扬多多益善。邮件限制在5句话之内,是为了提高行动力和沟通效率,但如果你写一封信表扬对方,就无需任何约束,尽情抒发吧。
每位成员都如此高效处理邮件,团队效率如何能不更上一层楼?管理者们,立即为团队部署印象笔记企业版吧!
EB banner
未来的企业发展,不仅需要通过 OA 这样的系统进行自上而下的控制管理,也需要充分考虑每位员工的价值。随着互联网的不断发展,组织架构将越发虚拟化,内部关系越发扁平化,企业的管理模式也将由绝对的权力控制,转为价值影响。最终,企业将主要通过员工的行动力,自下而上推动团队、部门及至整个组织的发展。
印象笔记企业版作为移动互联时代的信息云存储和共享系统,追求扁平的办公理念,打造极简的操作体验,旨在帮助企业便捷地管理内部知识,实现经验的高效沉淀、资源的便捷共享和知识的快速增值。
全球目前有超过 1.5 亿人正在使用印象笔记。有超过 20000 家公司信赖印象笔记企业版,让团队时刻保持高效。
还在等什么?立即尝试印象笔记企业版,打造企业级信息银行,让企业智慧实现增值再造!

使用印象笔记

高效记录一切

使用印象笔记 高效记录一切

支持所有设备,随时随地保持高效