律师助理如何利用印象笔记做任务处理及知识管理?

律师助理的工作特点是事情多而琐碎,小到贴发票、寄快递,大到准备证据,起草法律文书不一而足。业务方面则是需要全方面学习,如何和客户打交道,如何和法院沟通,如何掌握行业发展的动态,如何面对突如其来的实务问题的研究。一个刚入行的小菜鸟,一方面需要学会高效处理手头的工作,另一方面也要学会全方位地搜集和整理学习资料。
作为印象笔记的四年用户,我把印象笔记当作自己的第二大脑,通过它安排我的工作和知识管理。

一、安排工作–案件记录表和任务清单

由于律师助理的工作往往是多而零碎的,我希望一方面能够有条理地完成这些工作,一方面能够清晰记录工作进度,而都不需要花费太多时间。
于是在律师常用的案件记录表和任务清单的基础上,我设计了我自己的任务清单。
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这个清单如同中枢,我把任务分已完成(done)和未完成(to do)两大类,然后未完成再分今天要做的(now)和将来要做的(future)。在已完成栏里分案件(case)、随机任务(random)和过去任务(past)。因为诉讼律师虽然以案件为主,但律师助理也会有很多非案件的临时或单独的任务需要完成,所以设置了random一栏。past则是一个笔记的链接,里面记录的都是已经结束不会有新任务的case或者random。
在done的case栏里就是每个诉讼案件记录表的链接,点击每个带下划线的case,就会到这个case的案件记录表。
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我的案件记录表除了记录一些重要的时间节点,更多的是对自己和律师做的相关工作的记录。有些需要记录时间:x年x月x日,我就某问题给法官助理打电话,他是怎么答复我的;x年x月x日,发了一封律师函给某公司。有些则不用知道日期,例如某次我就某个问题做的法律研究。我习惯记录自己每一项工作成果,这样做不仅有迹可寻,还可以帮助自己梳理思路,了解自己接下来要做什么。
“备注”栏记录的是一些日后可能会使用的信息,例如法官的电话、快递的单号,以及收到的文件等。感想则是记录在办案过程中一些零碎的想法,在处理事情过程中积累的经验、想法都是有用的,但如果不及时记录,很多时候都只是浮光掠影,转瞬即逝了。
因为在做案件的每一步都已经记录在案,因此当一个案件结案的时候,总结对我而言就变得更加容易。
然后,在记录完自己已经完成的工作后,我就可以跳回自己的任务清单上。通过每个case和random对应的now和future,我能够迅速了解自己现在需要做的工作。每完成一项,我再跳到具体的case或者random里记录,在记录的过程中梳理出接下来可能要完成的工作,再跳回任务清单的now或future里记录。
不管是任务清单还是案件记录表,都是律师常用的表格。我利用印象笔记的内部链接将两者结合在一起,方便我在任务状态间快速地记录和切换。
而且,由于印象笔记的多平台同步,我的任务清单就能够不限制在桌面或者纸张上,可以随时查阅和更新。

二、知识管理

一般而言,律师助理的工作特点是无法预料将会遇到哪个领域的问题,因此需要对知识的全面搜集。同时由于缺乏经验,对问题的判断力较弱,因此只能对大部分搜集到知识照单全收。但限于工作的忙碌和信息量巨大,在不占用太多非工作时间的情况下,很难把搜集到的信息全部消化。所以,整理和归类变得非常重要,信息不一定要即时消化,但在需要的时我要知道怎么找出来。
虽然现在有许多法律数据库和检索工具可以使用,但我仍然认为建立自己的知识库最有用。别人再如何研发和调整检索工具,都不可能完全符合自己的思考方式。按照自己思维习惯整理出来的数据库,即使自己已经完全忘记曾经接触过某个问题,但按照自己的思路仍然可以在自己的知识库里找到相关资料。
以下,是我知识库的总目录。
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其中的“合同总则”目录,全文太长,做了缩减。
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在文件夹名前添加序号使其按照自己的逻辑排序,也是很多印象笔记的用户都提到过的方法。

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虽然目录看起来复杂,但操作其实十分简便。在微信和微博中绑定“我的印象笔记”,在chrome中安装印象剪藏插件,已经能够搜集大部分自己需要的信息。

知识管理最大的挑战是分类,及时高效的分类才能保证个人知识管理能够长期进行下去。结合自己的经验,我认为首先大的分类应该尽可能和实务相结合,而不是用学校里学到的理论体系划分。东莞市第二人民法院黄琳娜法官的《关于法院知识管理系统的一些思考》里提到,知识管理系统的体系分类在大方面上可以基本参照最高院《民事案件案由规定》。这一点很有参考价值。此外,我认为还应该重视对政策类信息的搜集,如国务院及下属部委发布的各项政策、司法改革的大背景下法院的各类举措等。就我个人而言,搜集政策的好处有二,一是逐渐建立对公共事业服务机构职能的认识。在搜集政策之前,许多具体事务我都不清楚负责的部门是哪一个。国家新闻出版广电总局原来是一个部门、食药局和卫计委职能的划分、工信部到底管了多少事情,在搜集各项具体的政策的过程中,逐渐也有了了解。第二个好处则是能从法规角度了解宏观,这比通过新闻媒体了解来得直接。

至于每个大项下的具体分类,我觉得不需要急着划分。在逐渐积累一定数量的文章后,按照自己的理解划分细项,能够更加符合自己的思维方式。

此外,现在有许多热心人会发布各类案例汇总的文章。如果案例汇总和自己的分类不一致,就不要害怕麻烦,还是要狠心把汇总拆解,然后把案例按照自己的分类逐一放置。

个人知识管理是一个内容很丰富的话题。不过我想加强基本功是其中很重要的一环,学会慧眼识珠才能筛选出真正有用的文章,实现把书读厚到把书读薄的过程。

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