3 步秒杀团队重复工作

每次拟定会议议程、项目计划表时都要从零开始?工作效率势必会因此大打折扣。
通过印象笔记企业版事先创建好模板,将能有效减少重复式、模板式工作带来的时间和资源浪费,让效率更上一层楼。

一、快速创建模板库

无论是你本人还是你的团队成员,都希望能有一个地方集中存放所有的模板,需要时即可信手拈来。这就需要首先在印象笔记企业版中创建一个模板库。
首先,创建企业笔记本,命名为 “模板库”,作为创建与存放模板的地方。
其次,添加常用模板笔记到 “模板库”中,例如:会议议程模板、项目计划表模板、费用报销表模板、成员联络表模板等。

示例:创建一份 “会议议程” 模板的具体操作步骤:
  1. 打开 “模板库” 笔记本;
  2. 点击 “+新建笔记”,创建一条新笔记,命名为 “模板 – 会议议程”;
  3. 根据会需求,在新笔记中输入时间、地点、参加人员、议题等信息。

meeting agenda

小窍门

★ 印象笔记团队也为大家设计了一些通用模板,欢迎下载。

二、轻松共享模板库

模板库创建成功后,就可以跟团队成员共享,让模板充分利用起来,从而提升整个团队的工作效率了。印象笔记企业版提供了两种共享方式,让你灵活选择共享人群。

1. 工作群聊

“工作群聊” 可以让你灵活选择将内容共享给一人或多人,并设置权限。
共享权限分为 “可以查看”、“可以编辑” 和 “可以编辑和邀请” 三种:

  • 如果选择 “可以查看”,则其他同事只能查看内容,无法修改;
  • 如果选择 “可以编辑”,他们可以直接对笔记内容进行修改
  • 如果选择 “可以编辑和邀请”,则其他同事不但能编辑笔记,还可以将笔记共享给其他人。

work chat

在群聊中共享笔记本的具体操作步骤:
  1. 打开笔记本列表,选择要共享的笔记本;
  2. 点击 “共享” 或工作群聊按钮(带有箭头的会话气泡)
    • 桌面客户端:点击笔记本旁的工作群聊按钮;
    • iOS 移动客户端:打开笔记本,轻按界面上方的 “工作群聊” 按钮;
    • 安卓版:打开笔记本,轻按界面上方的共享按钮(人像图标);
    • 网页版:打开笔记本,点击界面上方的 “共享” 按钮;
  3. 在收件人地址栏中输入一个或多个联系人的邮箱地址;
  4. 将权限设置为 “可以编辑和邀请”,“可以编辑” 或 “可以查看”;
  5. 点击 “发送”。

2. 企业主页

“企业主页” 是一个内嵌的企业平台。在 “企业主页” 可以看到所有加入企业帐户的团队成员列表,包括每位成员的职位、电子邮箱等个人资料。
biz page
将 “模板库” 笔记本发布到 “企业主页” 后,所有加入企业帐户的同事都可以看到。想加入该笔记本时,点击笔记本旁的 “加入” 按钮,“模板库” 笔记本就会出现在自己的笔记本列表中。

发布笔记本到 “企业主页” 的具体操作步骤:
  1. 在桌面客户端,打开笔记本列表,选择要发布的笔记本(只有企业笔记本才可以发布到 “企业主页”);
  2. 右键单击笔记本,选择 “发布笔记本” (Windows 版选择 “共享设置”) ,即可将发布给全公司同事。
publish小窍门

★ 设置共享权限时,建议选择 “可以查看”, 这样既能保证团队成员查看和复制模板,又能以避免模板遭到修改或删除。

三、高效利用模板

模板创建好后,就可以随时拿来使用了。使用模板时,建议不要直接在模板上进行修改,先将模板复制一份,再修改副本,以保证模板可以供所有人重复使用。

复制模板笔记的具体操作步骤:
  1. 打开 “模板库” 笔记本,在笔记列表选中要使用的模板;
  2. 右键单击(Windows) 或 Ctrl+单击(Mac)要复制的模板笔记;
  3. 在弹出的菜单中选择 “复制到笔记本…”;
  4. 选择目标笔记本,点击 “复制”。

copy
模板复制成功后,再根据具体的会议或项目细节,修改副本标题和内容即可。
如果你的团队还没有企业帐户,立即尝试印象笔记企业版,让团队开启高效协作吧!

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