企业版帮你轻松管理团队任务

从常规安排到重大项目,团队成员每天都有很多任务要完成。在移动互联网时代,印象笔记企业版作为一款简洁易用的信息管理工具,能够让团队成员轻松创建任务清单、并追踪任务完成情况。
印象笔记企业版拥有稳定、快速的跨设备同步功能,团队成员可在手机、平板或电脑上随时随地创建、勾选和共享清单,快速和团队同步进展。

一、创建和管理团队常规任务

在印象笔记企业版里通过创建和共享任务清单可以集中管理团队日常工作计划。
团队成员上班时首先创建自己当日的工作计划笔记。工作结束时,再次到笔记中更新工作完成情况。作为团队管理者,通过查看团队成员的工作计划笔记,就能很快知晓每位成员的工作状态。

管理团队日常工作计划的具体操作步骤:
  1. 团队负责人创建 “团队每日工作计划” 企业笔记本,并通过 “工作群聊” 跟团队成员共享,赋予 “编辑” 权限;
  2. 团队每位成员创建当天工作计划笔记,以“日期+姓名” 命名;
  3. 创建当天具体任务,并在任务前添加复选框;
  4. 任务完成后,勾选复选框。

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小窍门
★ 为每天的任务划分优先级,可以让团队成员更好规划自己的时间,团队管理者也可能更好地协调资源。

二、创建和管理团队项目任务

一个项目往往会涉及到多方参与人员。印象笔记企业版可以帮团队有效管理每位参与人员的任务清单,并追踪任务的完成情况。

1. 创建项目任务笔记

项目启动时,创建 “进度计划表” 笔记,为项目参与人员建立任务分工清单,并通过 “工作群聊” 跟项目参与人员共享。
project plan

2. 关联任务笔记

项目参与人员可以把各自任务相关的笔记链接到 “计划进度表” 里,这样项目负责人只需通过 “计划进度表” 就可快速知晓每个人的任务完成情况。
团队成员可以通过 “内部链接” 功能(仅适用于 Windows 和 Mac 桌面客户端),为任务相关笔记创建超链接,将其和 “进度计划表” 关联起来。

创建内部链接的具体操作步骤:
  1. 打开想要链接的笔记;
  2. 在笔记列表栏右键单击笔记标题,在下拉菜单中选择 “复制笔记链接”;
  3. 打开进度计划表笔记;
  4. 按 Ctrl+V (Windows) 或 Command+V (Mac),即可为此条笔记创建一条超链接。

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paste link
小窍门
★ 通过复制笔记链接产生的链接只有通过印象笔记浏览时有效。其他人如果拥有查看链接笔记的权限,点开链接就可以查看笔记内容。

3. 追踪任务进度

项目负责人还可以通过 “标签” 功能来追踪任务进度。“标签” 功能相当于为每条笔记添加关键词。
通过搜索标签,可以快速找到分散在不同笔记本里的所有相关笔记。团队共享笔记中所包含的标签,成员皆可搜索。
企业帐户的标签分为 “私人标签” 和 “企业标签”。“企业标签” 归公司所有,只有管理员可以彻底删除。

3.1 添加标签

为笔记添加标签之前,请先确定一套标签的命名规则,让笔记整理起来更加有序、查找起来更加精准。
例如,可以通过任务进度(未开始、进行中、已完成)、任务负责人、任务优先级(高、中、低)等一个或多个维度来命名标签。

添加标签具体操作步骤:
桌面客户端
  1. 打开笔记;
  2. 在笔记编辑栏上方 “点击添加标签” ,
  3. 按下回车键,即可为笔记添加标签。
iOS 移动客户端
  1. 打开笔记;
  2. 轻按笔记右上角的 “ i ” 按钮;
  3. 轻按 “添加标签” ,输入标签内容。
安卓客户端
  1. 打开笔记;
  2. 轻按笔记右上角的 “ i ” 按钮;
  3. 点击 “编辑标签”;
  4. “添加标签” 或选择已有标签。

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小窍门
★ 建议团队管理者或项目负责人来制定标签命名规则或创建所有标签,以更有序地管理标签。
★ 请随着任务的进行及时更新任务状态、优先级等标签,确保项目负责人及其他参与人员知晓最新进展。

3.2 查找标签

为任务笔记添加标签后,可以通过以下几种方式查找标签,随时查看任务进度、负责人、优先级等信息。

标签列表

打开标签列表,即可浏览所有私人标签和企业标签。直接点击标签即可找到所有含有此标签的笔记。
你也可以将标签直接拖拽到 “快捷方式” (桌面客户端),需要时可快速打开。
tag list

交叉筛选

你也可以同时选择多个标签,进行交叉筛选,更为精准地找到所需笔记。

交叉筛选笔记的具体操作步骤(仅限桌面客户端):
  1. 打开笔记列表;
  2. 点击列表上方的标签图标;
  3. 输入多个标签即可。

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