一位资深HR与印象笔记的故事

20140617-hr_blog

一天,大象的故事收件箱里(gushi@yinxiang.com),收到这么一个故事。看完之后,抬头望向窗外,发现天空飘来五个字:中国好HR!在这个毕业季,也是HR最忙碌的季节,忍不住和大家在此分享。

故事的主人公也是作者,江湖人称老汪,是位生活在上海的东北人,在一家德国制药企业工作,和很多在外企工作的同学一样,也有一个洋气的英文名,叫Rick。做了多年的人力资源工作,主要折腾的是人才管理和组织发展方面的事情,和不少人头脑中那个文科生形象的HR不同,老汪大学时的读的专业是物理,毕业之后混迹过多个行业,曾做过警察/大学老师/工程师,后来做了HR,一直以来都算是个技术控,深信科技就是生产力,算是个果粉。

据老汪说,这篇文章,本来是给公司的HR同事写的,鼓励他们多用技术手段提高自己的职业能力,写完之后,自己感觉不错,就投给了大象,希望这篇文章能够起到抛砖引玉的作用,多看看同行在这方面的心得体会,独乐乐不如众乐乐!

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这篇文章,已经在我的印象笔记里躺了好久,终于趁着周末下大雨,没地方去,也不困的时候,一气呵成写完了,谢谢这个大雨天!好,现在开始!

如果你只想看看怎样用印象笔记提高工作效率,那就直接跳过第一篇吧,开篇是关于HR职业发展的一些牢骚,全是口水话,不看也罢。(老汪谦虚了,不管你初入职场还是老江湖,大象还是推荐大伙看看开篇的大实话。)

开篇,工欲善其事,必先利其器。

首先,说说小时候的事儿,我初中的时候,语文和历史学得不错,现在还能一字不差的背下来《岳阳楼记》,本来颇为得意。后来看到若干牛人的各种戏说,已经不好意思再提当年的事儿了。还记得初中历史课本上,开篇就讲到几百万年的史前时代,人类的老祖宗从吊在树上晃来晃去,到会站着走路,直到用锋利的石头片儿切肉,并学会自己打磨石头片,创造并使用工具成为了人类和野兽重要分水岭。几百万的时间过去了,从石器时代到铁器时代,再到后面的蒸汽时代,原子时代,社会分工朝着纵深化,专业化的方向大步前进。专业化分工越来越强,对于专业能力的要求也越来越高。到了今天,无论是会计,司机,教师,保姆还是人力资源经理,都不得不掌握复杂的专业知识和工具,来完成复杂的任务,解决复杂的问题。由此,对于工具的要求和依赖也水涨船高。在现在这样一个超高速发展的时代,很多行业以每5年的速度进行新陈代谢,一批又一批的公司涌现,盛开,消失。世界对于我们的要求在不断的提高着。有大量的新的信息、知识扑面而来,挡都挡不住,新鲜术语层出不穷,一不小心,就会掉队。

是的,其实,我想说的是掉队这个问题。我一直以来,就有一个观点,那就是在职业化的道路上,逆水行舟,不进则退。在职场上,一方面是每年、每个月、每天都有大量的新的挑战、新的变化在发生着,另一方面,是每年都有数百万计的年轻人冲向职场,他们学习能力更快,没有家庭负担,可以加班到深夜,而且,作为新人,他们的薪水更有竞争力…这一切,都导致了每个人都不得不拼命狂奔,逆水行舟,不进则退。没错,这个舞台现在是你的,也是我的,但到最后,都是他们的。你能在这个舞台上待多久?取决于,你奔跑的速度和耐力……还有……运(Ren)气(Pin)。

在我自己十几年的工作经历里,看到了各种各样的职场人,最让我感到哀其不幸,怒其不争的,就是慢慢被职场淘汰的人。当一个人开始被职场淘汰的时候,TA所表现出来的,就是开始听不懂别人说的东西,开始跟不上别人的节奏,尤其明显的,是变得没有了兴趣,朝九晚五只为养家糊口而已,失去了学习的兴趣。总结下来三句话,听不懂、跟不上,不好学。运气好的人,在一个变化不大的行业,变化不快的公司里,确实可以每天平平淡淡,柴米油盐,早九晚五等退休。这种类型的员工,在有一些公司里,算得上是好员工,因为会被评价为“踏踏实实、勤勤恳恳”。但当你抬头看看周围的世界,看看都正在发生着什么。。。我只有一句话送给TA,“祝你好运!”

再来说说我们所从事的职业。首先,我认为人力资源管理是一个和律师,医生、工程师一样没有啥区别的职业,都可以归纳到专业人员一类。专业化意味着,作为从业者需要很多特定的知识、经过长时间锻炼所习得的技能。比如,对于劳动法的了解,对于招聘方法、培训方法的掌握。专业化的培养是需要时间的,从不懂到懂,从“知道怎么做”,到“理解为什么这么做”,从看热闹到看门道,从“做不到”到“做得好”,这是需要大量的实践和反思。

总而言之,积累很重要。一个专业从业者,需要具备专业的知识,专业的技能与专业的态度。现在的职业发展出现两个倾向,一个方向是向纵深发展,领域细分;另一个是横向发展,要求跨界。无论哪个方向,作为专业人员一个重要的能力就是掌握着大量的专门的,细分的知识。据我的经验,目前国内的很多人力资源从业者都不是所谓的根红苗正专业出身,好多都是半路出家,所以很多人的专业能力都是靠多年的实践积累出来的。问题就来了,积累是怎么发生的呢?如果你回顾一下你的日常工作,你会发现,不同人对于专业能力的积累,采取不同的方式,不同的方式就会带来不同的效果,有人快,有人慢。一种人是采取朝九晚五式的积累,做了10年的招聘经理,才将招聘领域内的全部知识体系掌握。因为采取的是做一点学一点的方式,而不是做一点,学“三点”,学“四点”。

比如,今年公司宣布要进行员工敬业度调查了,对于从没有接触过敬业度调查的HR来说,TA其实有两种方式来掌握这方面的知识,积累相关的经验。一种是所谓早九晚五式的工作方法,就是把该干的活干完了就结束了,明年再做的时候,遇到新的问题,再花时间找答案。另一种方式,是采取所谓举一反三式的工作方式,TA会花功夫去研究敬业度是个啥玩意?为啥现在这么多公司流向搞这玩意?市场上哪些公司做的做好?标杆行业,标杆公司都有哪些?关于敬业度,都有哪些主流的理论,都有哪些最佳实践。。。然后,找机会将自己所掌握的,做一个印证。同样的时间成本,不同的结果。主动学习和被动学习,效果不言自明。

在我的周围,我看到很成功的几类HR,其中一类是非常善于处理问题的HR,遇到问题之后,都能够很快的找到解决办法。每天的工作就是遇到问题,解决问题。还有一类HR,不仅仅能够解决扑面而来的问题,还能够洞察先机,预测到可能的问题,防范问题的发生,或者从几个已经出现的问题中发现相互的联系,看到背后的原因,进而预测到可能的更多地问题。这类HR能够看得深,看得远,这就和医生一样,不治已病,治未病。这已经是很好的HR。往往这一种HR,当他们有了业务的宏观视野,有了能够平等对话业务领导者的心态的时候,他们对于业务的贡献就从解决问题,预防问题,发展到了策略层面,实施策略的执行以及影响策略的制定。这就是战略人力资源。从某种角度而言,这个角色的变化,已经不仅仅是专业HR,已经转换成为了商业领导者。一个人力资源从业者的职业发展路线,也差不多沿着这样一个从解决具体问题,到系统解决问题,再到策略层面参与几个不同的阶段。

一个善于使用外部工具,善于利用外部资源的HR,通常能够让自己职业发展速度快那么一点点……

学习,就需要主动的不断积累,储备,总结,反思,应用,这是一个循环。工欲善其事,必先利其器,要实现高效的学习,你需要一个好用的工具来帮助你。以前,我们用笔和纸,后来,用文件夹保存各种文件,再后来,就出现了各类云笔记。印象笔记在国外,叫做Evernote,算是其中的佼佼者。

对我而言,印象笔记能够起到的作用,就是随时随地将各种知识储备起来,长期的积累,形成一个巨大的知识库,有空的时候,回顾和反思。需要的时候,随时随地找出你所需要的。有句话叫好记性不如烂笔头,在现在这个时代,不如说,好记性不如好的云笔记。

第二篇,作为HR,我是怎么用印象笔记的?又为什么特别写此文推荐给其他同事?

入行十几年,攒了一大堆自己认为不错的“好东西”,但往往真正用的时候,发现其实没那么容易把一箱子的笔记和无数的邮件转化成为生产力和战斗力。将资料转化为生产力,首先要解决两个问题:

  • 第一,怎样快速低成本的、长时间、集中保存;
  • 第二,怎样能够高效的找到需要的资料?

这两个问题,印象笔记可以帮到我们,但说到底,印象笔记是个工具而已,和一个本子一支笔比较起来,是个跨时代的好工具。无论多么好的工具,都不能替代人的智慧,一万条笔记也没办法把一个刚刚大学毕业的职场新人,变成一个经验丰富的HR专业人员。有了好的工具,怎样去发挥最大生产力,这是我们自己要考虑的问题。

我的一个建议是,千万别成为两脚书橱,储藏了大量的知识,但是从来都不用。就像蜜蜂一样,只有通过点点滴滴的积累,才能酿出蜜来。只存储,不应用,是没办法融会贯通,活学活用,最后转化成自己的能力的。我自己在用印象笔记时,有几点经验:

  • 第一,你保存的每一条笔记,一定有你要保存它的原因,那么就用你自己的语言,将这个原因在这条笔记中再描述一下。因为,当未来你想要搜索的时候,用的也是自己的语言。比如说,我将一个和别的部门讨论了很久才解决的长邮件保存在了印象笔记中。在这条笔记的最前面,加上了一个简单的描述,“跨部门沟通,冲突管理“。这样当未来的某一天,当我需要找点跨部门沟通之类资料的时候,这条笔记就会被搜索出来,可能就可以作一个很好的案例。很多的HR其实也都有类似的习惯,在处理一些比较复杂的问题,比如员工关系时,我看到很多人都有保存邮件和相关文件的习惯,但当时间一久,往往就不知道保存在哪里了,找了半天也找不到,最后,只好重新重头再来一遍,费工费时。
  • 第二,在完成一个新的任务之后,做一个“复盘”,也就是将这件事情的前因后果做个梳理,再将一些相关的文档,资料都放在一条笔记中。这样做的时间越久,越能体会到它的好处。有句话叫做不要重新发明轮子。其实好多漂亮的案例都是以前自己的心血结晶,把它们充分利用起来,才会大大提高生产力。
  • 第三,没事的时候,自己翻翻以前的笔记看看,找机会,将新学到的东西用起来。

在使用印象笔记时,其实我没有很精确的设置不同的笔记本和标签。相对来说,我用起来还是很粗放的,因为搜索功能实在是太好用了,所以,我只是简单的建了几个笔记本,通常我把经常使用的资料分成这么几大类:

  • 工作笔记:凡是和工作相关的内容,都放在这个目录中。比如,在工作中,经常在处理一件事情上,和不同的人有好多来来回回的邮件,当最后事情结束的时候,我会把最终的邮件转存到印象笔记,尤其是那些比较有代表性的案例。
  • 感悟:很多时候看书,听播客,都会有不少觉得不错的只言片语想找个地方记下来。
  • 培训:前些年做了好多的培训,因为作为讲师,要储备大量的案例,也就养成了这个习惯,当看到一个不错的文章时,就会下意识的考虑是不是可以作为未来培训中的案例。其实好多的笔记虽然放在其它的目录中,但可以用标签的功能,把它们都标记成培训,这样找起来也方便。
  • 备份:这个目录中主要是很多的账号和个人信息。这个实在是很需要,比如一些重要证件的扫描件,一些网站的账号。
  • WAY TO ACC:从3年前就开始学ICF(国际教练协会 ),但实在难为情的是,15天的课程到现在也没听完。我把所有的听课笔记都扫描下来,保存在印象笔记中,没事就拿出来看看,尤其在需要作辅导之前。说实话,三年多的听课笔记要都保留下来,并没事拿出来看其实挺不容易的,多亏有了印象笔记,随时随地,想到了就拿出来看一下,尤其是有时候工作需要,要作辅导,可以提前拿出来看一看。同时,我也将一些典型的辅导案例,整理出来,留在印象笔记里。

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第三篇:我使用印象笔记的15个典型场景

1、在微信中看到一篇不错的文章,把它存起来! (重点推荐)

这个功能方便极了,保存好的文章,会自动发往印象笔记指定的微信笔记本里。最重要的是,保存下来的文章,还可以进一步编辑。想像一下,你依稀记得以前在一篇微信中看到了某个公司的名字,恰好你又保存过这篇文章,那就可以在印象笔记中用关键字进行搜索。(关注“我的印象笔记”myyxbj公众账号,绑定印象笔记账户即可。)

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2.学到一个新的单词

想想看,摸着石头过河,用英文怎么说? 当你看到的时候,打算把它保存下来吗?

我在印象笔记中创建了一条笔记,并设置为快捷方式,任何时刻,我看到一个不认识的单词,都会把它记录这这条笔记中,没事拿出来看看。

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3.出差之前,打包行李

根据网上的攻略和自己的经验,做了个简单的检查清单(当然也可以用印象笔记的出行装备清单,个性化你的清单),每次出差可以提高收拾的效率,不会丢三落四。网上看到,有人把家里的抽屉,橱柜打开,然后拍张照片,存档,这样找东西的时候,很方便。

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4.扫描,保存名片

这个功能比较强,因为收到的名片比较多,又懒得一条条输入到电脑或者手机里。

用印象笔记,扫描名片,会自动识别名片上的文字,并用名片原始照片和识别出来的文字,创建一条记录。别急,这还没完,它还会自动到Linkedin上去把这个人找到,问你要不要把TA加入联系人。(目前,名片扫描仅支持iPhone和iPad。)

5.完成了一个新的设计/活动,进行总结整理

比如,刚刚给医学部做了一个workshop,结束之后,将所用到的一些材料,和一些心得整理出来。为以后类似的活动做参考。这个做法,在联想,叫做复盘。很值得推广。

6.看到一个很好的邮件,备份起来

印象笔记可以通过邮件来创建记录。可以将你需要创建的内容,发送到印象笔记私有邮箱,就会创建一条笔记。我常用的,就是看到一个邮件,如果认为不错,就会转发到印象笔记私有邮箱。

7.提醒功能

可以对任何笔记设置提醒功能,想象一下,手机,电脑,ipad同时滴滴滴的提醒你,还有啥能忘掉的。比如,月底要出差,要办签证,定机票,我一般就直接将帮着办签证的代理商发来的邮件,转发到印象笔记,直接添一条提醒,”晚上回家带护照“。

8.将一些会议记录,培训笔记拍照存储,需要的时候直接搜索 (重点推荐)

用关键字去搜索,印象笔记在搜索方面真的是很强大,除了笔记正文之外,还可以搜附件中的文件,而且最牛的,是可以搜图片中的文字,包括印刷体和手写的文字!

比如当我要用Value这个词作为关键字来搜的时候,居然把我在听coaching课程时做的课堂笔记也搜出来了,真的是太太太强大了。

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中文手写也可以! 用人才作为关键字,所找到的。

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9.走在路上忽然想到一个话题,需要记录下来。

我的很多想法,都来自于一个很模糊的点子,如果不及时记下来的话,很容易就消失了,因此,随时随地的把点子记录下来,就很有价值,等有时间的时候,再补充。

这篇文章,就是来自于最原始的只言片语,再等有了时间,一气呵成在印象笔记Mac版写完的 🙂

10.看杂志,看到一个不错的文章,扫描下来。 (重点推荐)

经常在一些商业评论的杂志上看到不错的文章,拍下来是个好办法,但不清晰。

印象笔记的扫描摄像头在这方面比较强,它不仅仅是拍照,对于照片,它会自动处理,增强对比对,去边,做成类似扫描的效果。而且,扫描下来的文字,之后是可以检索到的。

这个功能,就真正可以实现信息的保存和搜索了。

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11.上网浏览网站,看到一篇不错的文章,存起来

需要安装一个浏览器插件——印象笔记•剪藏,支持所有主流浏览器,上网的时候,看到啥需要保存的,就是一键保存,随时查看。

12.新注册一个网站,账号和密码保存起来

说实话,现在的密码太多了,实在记不住,存在这里是个不错的办法,前提是你信任这家公司。(当然,还可以在印象笔记中为文本加密。)

13.参加一个论坛,听到一个不错的演讲

这个比较有意思,在听演讲的时候,可以录音,并记一些关键的观点,给演讲者拍张照片。想像一下,若干年后,当你见到这个演讲者的时候,居然可以告诉他,你在哪年哪月,什么地方,听到过他说过什么,估计,他会把你引为知己吧。

14.开完会,把白板上写的内容拍下来 (重点推荐)

这个太常用了,我经常看到有同事也这么做,只是,如果不找个地方保存这些照片的话,时间一长,就找不到了,或者忘掉了。

用印象笔记拍完之后,可以简单用语音讲两句,介绍一下背景,而且还可以在图片上做标识。

15.还有,就是和学习工作没啥关系,而是记录你的生活!

生活里总有一些时刻,你想永远保存下来!

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也许未来还会发掘出一些新的经典场景出来,也期待着未来HR同行们,包括各位象亲们的分享!

如果,你也有和印象笔记一起的好故事,欢迎在微博@印象笔记,微信发给公众号“印象笔记”(yxbj100),或者直接发邮件到gushi@yinxiang.com给我们,期待你的分享。

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