2014办公室无纸化三步曲

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新年伊始,印象笔记企业版的同事们就收到很多咨询电话,有律师事务所,咨询如何打造轻松的办公室环境,减少成堆的档案资料;有销售团队,咨询如何将产品说明数字化随身携带;还有旅行社,希望妥善归档客户证件资料,方便带团的导游随时使用⋯⋯
其实,印象笔记企业版完全可以当作一个云端文件库,它的容量无限大,而且可以带着到处走,就算过年请假,也可以随时提供所需资料给同事。现在起,只需三步,2014年,你就可以舒舒服服在整洁的办公室里高效工作了。

第一步,统一标准

这是建立无纸化办公室的第一步。召集团队成员,依据大家习惯和喜好来协定应该如何为企业笔记本和笔记命名。例如,团队喜欢在笔记标题中包含当前的日期,可以!或者大家更偏爱将笔记中的附件以日期来命名,也可以!重要的是整个团队要统一起来,准则一旦制定,就都要遵守这样的命名准则。良好的协定会让无纸化办公室整齐划一,任何资料都唾手可得。

第二步,扫描文档

完成了第一步后,我们就已经一脚踏进了无纸化办公室的大门。另外一只脚将会取决于一个简单的动作,那就是扫描。根据印象笔记企业版各行各业使用经验,我们为大家总结了几类扫描类型和对应的最简单的方法:
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  • 智能扫描仪:无论是律师事务所的证词和法律条文,还是销售常用的产品说明和销售合同,或者旅行社的签证和申请表格,一台充满能量的智能扫描仪(例如Scansnap印象笔记定制版扫描仪),立即就能将所有纸质文件转化为一条清晰的笔记,妥善保存在印象笔记指定的企业共享笔记本中。当然,普通扫描仪扫描为PDF文档或者图片后,手动放入笔记直接保存也很简单。
  • 扫描摄像头:除了前面提到的文档,各种发票、收据、名片、便条纸,也需要及时无纸化。用不着扫描仪,印象笔记Android、iPhone、Windows Phone版自带的名片、扫描、便条纸摄像头,就可以帮你轻松将以上这些瞬间无纸化。
  • PDF资料:对于产品说明书等资料,很多公司的官方网站都提供PDF版,可以直接下载并保存到印象笔记相关的企业笔记本,供同事们参考查阅。

第三步,高效工作

当所有文档无纸化扫描完毕后,我们强烈建议每一位团队成员都要花一点时间整理一下自己的电子资料库,让它们看起来很整洁。这些小小的时间投入会为以后卓有效率的工作打下坚实的基础,例如:在扫描完一份文件后,在企业版客户端中进入“笔记信息”选项,然后将创建笔记的日期更改为这份文件实际产生的日期;或者通过在每个笔记上打上相应的标签,来在同一个笔记本中给若干笔记再进行更加细化的分类。
完成以上三步,并把企业笔记本发布到企业知识库,邀请相关同事加入笔记本,或者加入自己感兴趣和需要的企业笔记本,完成同步后,任何时候任何地点想找资料,只需要在手机、平板或电脑的印象笔记客户端搜索框内输入关键字,无纸化的所有文档和图片就会立即出现。2014,无纸化办公室,期待你的体验!
立即了解印象笔记企业版:www.yinxiang.com/business

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