用户心得:用印象笔记协同办公

陈默,是城市精品生活团购网站——麦兜网的副总裁,主要负责产品、技术到运营各部门之间的协作和管理。这是一个今年初才成立起来的创业小团队,所有团队成员都很年轻,朝气蓬勃,工作充满激情,而且注重效率。印象笔记是这个创业团队每天工作必不可少的协作平台,多平台同步和共享笔记本的功能是他们团队协同办公的基础,陈默从工作流程上一一为大家分享。

我们虽然是一个创业团队,只有12人,但也五脏俱全,每个人又都自己专注擅长的领域,但是作为一个公司,我们又有共同的产品和运营目标,所以大家需要紧密高效的沟通协作。刚开始,在沟通协作方面,我们确实碰到一些问题,由于每个人和每个部门侧重点不同,交流重点和方式不同,因此会造成沟通不及时、沟通程度不够、项目跟踪难度高等问题,我们也考虑过使用专业的OA系统,但是过于复杂,并不适合所有部门使用。
后来,我们接触到印象笔记,发现这个应用简单易用,可以快速上手。于是所有团队成员都建立了自己的印象笔记帐户,保存自己工作和生活中需要的所有笔记,而且,团队中工作相关的成员之间则采用共享笔记本,按照工作流程和项目分工及时同步更新大家手里的工作,而且共享笔记本中的内容基本采用表格和数字,所有人都能一目了然,明明白白。
工作流程
以下是我们使用印象笔记进行工作的流程图。我根据不同的职能部门,建立了不同的笔记本,然后共享给相关的同事,开放查看和编辑笔记的权限,这样大家就可以根据工作的内容,新建笔记,判断笔记类型,然后放到相应的笔记本中。如果同一个部门下还有更详细的笔记分类,则采用笔记本组的结构进行管理。如果一个项目涉及多个部门协作,则一个部门解决完相关问题后,把笔记移动到下一个部门的笔记本,以此类推。

掌握项目开发进度
整个工作流程涉及到多个部门,因此互相之间把握开发进度和产品功能进度很重要,我们用列表和复选框进行管理。并且备注更新时间。

产品原型、设计、功能确认和问题修复

  • 每次有新的想法和创意,产品人员就会提出一个产品原型图,然后放在印象笔记中的“产品类”笔记本中,待产品设计人员查看,并且用复选框进行标注,有意见可以直接写在笔记下方,待所有复选框全部通过,这个笔记就会移动到“设计部”笔记本中。如果未通过,则在项目进度做相应的标注。
  • 设计部根据产品原型进行设计,在笔记中进行标注,如果全部标注完成,请产品人员确认,然后将笔记移至“技术部”笔记本,进入下一个流程。

  • 技术人员进行开发,实现产品功能。然后再由测试部门进行测试,运营和产品人员确认能否实现。
  • 产品开发过程中难免出现各种Bug问题,我们所有人发现Bug后,就直接提到到“Bug汇总”笔记本,然后通知解决Bug的技术开发人员,开始修复并且测试,直至测试完成,随时标注进度。


印象笔记可以在多平台同步,所有同事,无论使用Mac、Windows电脑,甚至iPad平板和手机,都可以随时查看协同项目的进展。每个人所新建和修改的笔记,只要同步后,从项目的立项、招聘、采购、原型、构架、开发、设计、测试到完成,大家都可以随时随地对项目清晰把握,在桌面客户端的活动中,还可以看到共享笔记本更新提示,方便查证。而且,通过表格化的表达方式来让所有人都能轻易看懂项目情况,并了解其他所有部门的工作状况及进度。通过简易而明确的文档及分类来让整个项目从立项到完成的每一步状态都有据可查,项目完成之后,可方便总结提高和优化。

使用印象笔记

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